Telekonferencja sprawdzona komunikacja

office-620822__180Telekonferencje to doskonały sposób komunikowania się większej liczby osób, które nie mogą spotkać się osobiście. Istnieje kilka wskazówek, które warto poznać, aby telekonferencja była tak efektywna jak spotkanie.  Wstęp – dmuchamy na zimne  Telekonferencja jest sprawdzonym i prostym w obsłudze sposobem komunikacji. Znajduje zastosowanie podczas codziennego dzielenia się wiedzą, ale także przy prowadzeniu negocjacji i w czasie sytuacji kryzysowych. Użyteczna jest zresztą nie tylko w życiu zawodowym, ale także prywatnym – do rozmów z rodziną i przyjaciółmi. Aby z niej skorzystać, nie trzeba podpisywać dodatkowych umów ani posiadać specjalnego oprogramowania – tak jest np. w przypadku operatorów FreecoNet czy Orange. Wystarczy zadzwonić pod numer telefonu wskazany przez danego operatora i zarezerwować pokój telekonferencyjny. Po otrzymaniu numeru PIN i powiadomieniu pozostałych uczestników, jesteśmy gotowi do rozmowy. Warto jednak sprawdzić czy wszystko dopięte jest na ostatni guzik, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. Dlatego chwilę przed planowanym spotkaniem na linii powinniśmy wdzwonić się do wcześniej zarezerwowanego pokoju telekonferencyjnego i przekonać się czy rezerwacja jest aktywna. Dotyczy to szczególnie sytuacji, kiedy jesteśmy gospodarzem telekonferencji, ale rezerwacji dokonywał za nas ktoś inny. Zawsze warto zostawić sobie czas na powtórną rezerwację pokoju. Dobrze jest także stworzyć alternatywny kanał dyskusji, np. czat. Dzięki temu możliwe będzie kontynuowanie dyskusji w razie problemów technicznych, a także dopowiadanie czy zadawanie pytań w formie tekstowej.     Z harmonogramem nie zginiesz  Jeśli planujemy dłuższe spotkanie, podczas którego poruszymy przynajmniej kilka tematów, może dojść do zamieszania. Dlatego warto dokładnie określić harmonogram z uwzględnieniem czasu na przerwy. Pozwoli to w większym stopniu kontrolować przebieg rozmowy i swobodniej poruszać się między wątkami – mówi Jan Wyrwiński, Prezes Zarządu operatora FreecoNet Tlenofon SA. Moderowanie rozmowy np. kilkunastu osób może nie być łatwe, dlatego warto wykorzystać wszelkie dostępne chwyty wspomagające nas w prowadzeniu efektywnej rozmowy. Innym ważnym zagadnieniem, które może wpędzić nas w duże kłopoty jest czas, a konkretniej – strefy czasowe. W przypadku, gdy w telekonferencji biorą udział ludzie przebywający w różnych miejscach na świecie, trzeba wybrać optymalną godzinę spotkania. Nikt nie chce być zrywany bladym świtem ani przetrzymywany do późnych godzin nocnych. Pomijając kwestie wygody, ważne jest też, żeby wszyscy byli w dobrej formie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *